Efikasno planiranje i upravljanje vremenom su ključ uspeha. Ovo važi kako za planiranje radnih rasporeda za jednog zaposlenog, tako i za ceo tim: dostavljače ili tehničare na terenu.
U svakom slučaju, dobro osmišljeno planiranje vam omogućava da obavite više zadataka u kraćem vremenu i sa manje napora. Kada kreirate rasporede, morate uzeti u obzir osnovne faktore: broj zadataka, rokove, vreme potrebno za obavljanje zadataka i potrebne resurse (npr. veštine, oprema, alati).
Planiranje rada za jednu osobu može biti prilično jednostavno, ali postaje komplikovano kada morate upravljati desetinama ili čak stotinama zaposlenih. Posebno je teško ako su to tehničari na terenu, pa je ovo dobro poznat izazov za kompanije koje zapošljavaju vozače i tehničke ekipe. Dakle, kako efikasno planirati terenski rad?
Šta ćete naučiti iz ovog članka?
- Kako možete planirati terenski rad?
- Šta treba da imate na umu prilikom planiranja terenskog rada?
- Koji su alati dostupni za planiranje?
- Zašto je važno razmišljati o automatizovanom planiranju?
- Kada i zašto treba razmisliti o FSM rešenjima?
Planiranje rada – korak po korak
Šta planiranje rada podrazumeva?
Planiranje bilo kog rada je izazov koji se odnosi na organizovanje određenog broja zadataka prema određenim kriterijumima. Kada kreirate raspored, morate uzeti u obzir 3 osnovna faktora koja utiču na redosled obavljanja zadataka:
Rok za završetak svakog zadatka.
npr. rok za popravku prekida određen ugovorom sa kupcem. Često se navodi datum, ali i vremenski raspon za završetak zadatka, npr. vreme postavljeno za dostavu proizvoda u prodavnicu.
Vreme potrebno za obavljanje zadataka.
U zavisnosti od tipa zadatka i njegovog nivoa težine, može potrajati manje ili više vremena, pa je dobro napraviti procenu.
Resursi potrebni za obavljanje zadataka.
Neki zadaci zahtevaju posebne veštine ili specijalnu opremu koju imaju samo neki zaposleni, npr. dozvole ili alate za uzorkovanje tla.
Četvrti faktor koji ne smete zaboraviti je prioritet svakog zadatka. U zavisnosti od tipa zadatka, prioritet može biti povezan sa rokom – što je rok bliži, to je zadatak prioritetniji. Na primer, to je slučaj sa kurirskim kompanijama koje nude isporuke sledećeg dana.
Ako rok nije najvažniji kriterijum, prioritet se mora dodatno postaviti. Obično prioritet imaju zadaci koji stoje na putu za završetak drugih zadataka. Na primer, popravka prekida koji ometa rad mreže. Dalji redosled zadataka mora se postaviti prema vašim sopstvenim kriterijumima.
Dnevni, nedeljni i dugoročni rasporedi. Ciljevi i prioriteti
Možete praviti kratkoročne planove (za jedan dan), ali i za nekoliko dana, nedelja i meseci unapred. U slučaju i kratkoročnog i dugoročnog planiranja, najvažniji deo je jasno definisanje ciljeva i prioriteta.
Ciljevi su definisani kako biste imali preciznu viziju šta treba uraditi i zašto. Na primer, cilj bi mogao biti brzo rešavanje problema kupca (popravka prekida). Na osnovu glavnog cilja možete odrediti koje zadatke će vas približiti njegovom ostvarivanju, odnosno, koji zadaci su prioritet.
Lokacije zadataka takođe mogu pomoći u određivanju prioriteta terenskog rada. Ako tehničar radi u blizini lokacije nekog manje hitnog zadatka, vredi razmisliti o njegovom završetku dok je u tom području. Ovo može pomoći da se izbegne vožnja okolo i uštedi vreme i gorivo.
Planiranje neočekivanog i pravilo 60/40
Kada planirate svoje zadatke, morate biti malo fleksibilni. Čak i najbolji raspored neće biti ostvariv ako ne uključite malo vremena za neočekivane događaje, npr. kvar opreme, iznenadno odsustvo zaposlenog ili zadatak koji traje duže od procenjenog.
Ako planirate 100% radnog vremena, možete biti sigurni da vaš plan neće biti realizovan. Dobra praksa je da planirate samo deo radnih sati. Prema pravilu 60/40, treba da planirate zadatke za 60% vremena i ostavite 40% vremena za nepredviđene događaje i iznenadne hitne zadatke. Ne možete planirati neočekivano, ali možete biti sigurni da će se nepredviđeni događaji s vremena na vreme dešavati, pa vredi ostaviti prostor za njih u svom rasporedu.
Planiranje rada raspoređenog na terenu
Planiranje zadataka nije lako. Kao što smo već pomenuli, morate razmišljati o mnogim faktorima, kao što su: tip zadatka, vreme potrebno za obavljanje svakog zadatka, veštine i oprema potrebna za obavljanje svakog zadatka, rokovi, prioriteti.
Kada vaši planovi uključuju više ljudi i više zadataka obavezno u svoje planiranje uračunajte i dodatno vreme za nepredviđene događaje.
Planiranje terenskog rada sve to čini još komplikovanijim. Terenski rad zahteva nekoliko dodatnih faktora.
- Trenutni uslovi na putevima i saobraćaju – vreme putovanja se menja u različitim periodima dana i nedelje. Postoje špicevi i takođe promenljivi vremenski uslovi koji utiču na putovanje.
- Veštine vožnje i stil kao i koliko je vozač upoznat sa rutom. Vremena putovanja variraju od jednog zaposlenog do drugog.
Zatim tu su i neočekivane situacije i poremećaji u rasporedu. Saobraćajna nesreća sigurno će uticati na vreme vožnje i dolaska.
Da biste smanjili vreme potrebno za dolazak na mesto i uticaj putovanja na ceo raspored, treba da grupišete zadatke prema njihovim lokacijama. Na taj način, jedna osoba može završiti sve zadatke u jednom određenom području. Ovo štedi i vreme i gorivo, smanjujući karbonski otisak.
Planiranje ruta i zadataka koji traju nekoliko dana i faza da se završe
Planiranje nekog terenskog rada zahteva raspoređivanje zadataka koji se prostiru na više od jednog radnog dana. Dobar primer je transport proizvoda na velike udaljenosti, npr. u drugu zemlju. Dakle, osim udaljenosti, vremena vožnje i saobraćajnih uslova, morate uzeti u obzir i pauze vozača i dnevne radne sate.
Alati za planiranje terenskog rada
Postoji mnogo alata koji podržavaju planiranje zadataka. Prvo, tu su najjednostavniji: spisak zadataka napisan na papiru, post-it beleške na fizičkom ili digitalnom Kanban tablu. Zatim, tu su napredni programi i mobilne aplikacije za upravljanje zadacima i planiranje. Oni prate napredak zadataka i vremena završetka, šalju podsetnike o nadolazećim rokovima, omogućavaju vam da dodelite određene ljude zadatku, itd.
Velika prednost aplikacija je što pružaju opciju za brz unos promena u zadacima. Ove promene se odmah ažuriraju za sve zaposlene koji su direktno ili indirektno uključeni u izvršenje zadatka.
Mobilne aplikacije za upravljanje zadacima i radnom snagom na terenu imaju dodatnu prednost. Daju svakom zaposlenom van kancelarije (npr. vozaču, prodavcu, tehničaru) uvid u najnoviji raspored. Radnici na terenu sa mobilnom aplikacijom ne moraju se vraćati u kancelariju ili kontaktirati nekoga da bi saznali koje zadatke treba obaviti. Ovo vam omogućava optimizaciju radnog vremena zaposlenih – kako onih koji rade na terenu, tako i planerima, dispečerima i osoblju call centra.
Automatizacija planiranja ruta i zadataka
Čak i ako koristite mnoge popularne metode i alate za planiranje zadataka, trebali biste razmisliti o dodatnoj automatizaciji ovog procesa. Sve zavisi od toga koliko vremena process planiranja oduzima i kakvi su njegovi efekti.
Ako planiranje oduzima minimalno vreme, do nekoliko desetina minuta dnevno, i planovi se uspešno realizuju, dosadašnje metode su dovoljne.
Međutim, za mnoge ljude planiranje zadataka često oduzima veći deo radnog dana. Znaćete to ako ste osoba čiji je glavni posao kreiranje rasporeda ili ako zapošljavate nekoga za tu jedinu svrhu. U tom slučaju, trebalo bi razmisliti o korišćenju automatizacije i podrške modernih alata za planiranje zadataka.
Sistemi za upravljanje terenskim uslugama (FSM), moderni alati za planiranje terenskog rada
Podrška planiranju
Aplikacije za planiranje ruta i terenskog rada su sistemi za upravljanje terenskim uslugama (FSM). Oni uključuju sve faktore potrebne za efikasno planiranje:
- udaljenost,
- lokaciju,
- uslove na putevima,
- dostupnost zaposlenih,
- dostupnost opreme,
- potrebne veštine, prioritete,
- rokove,
- i mnoge druge koje možete sami definisati.
FSM sistemi koriste algoritme koji mogu analizirati i obrađivati podatke iz mnogih različitih izvora nekoliko puta brže od ljudi. Zahvaljujući tome, za samo nekoliko minuta, FSM sistemi mogu kreirati optimalne rasporede uzimajući u obzir navedene parametre.
Korišćenjem alata za automatizovano planiranje, dobijate mnogo više fleksibilnosti kada se suočavate sa neočekivanim promenama u svojim planovima. Sve što vam je potrebno je da unesete novi parametar, a plan će biti automatski ažuriran i optimizovan prema novim faktorima.
Posebno je zgodno kada morate uzeti u obzir događaj visokog prioriteta, kao što je prekid rada, ili u slučaju iznenadne odsutnosti zaposlenog.
Algoritam takođe obrađuje situaciju kada je zadatak završen brže nego što je planirano. Tehničari ili kuriri imaju pristup najnovijem spisku zadataka tako da mogu obaviti drugi posao u oblasti. Ovo značajno poboljšava efikasnost terenskog rada.
Podrška za praćenje zadataka
Efikasno planiranje je ključno za efikasnost terenskog rada, ali da biste osigurali da korišćene metode budu adekvatne, morate pratiti napredak i verifikovati završetak plana. Potrebno je znati koliko planiranih zadataka je zapravo završeno.
U ovoj situaciji takođe možete koristiti mnoge različite alate, od osnovnih grafikona na papiru ili u Excel-u, do složenih aplikacija i sistema.
Napredni sistemi za planiranje i upravljanje terenskim uslugama omogućavaju vam praćenje napretka zadataka u realnom vremenu, a time i kontrolu ovog procesa i brzo reagovanje na bilo koje nepredviđene događaje. Ovi sistemi takođe generišu različite vrste izveštaja koji vam daju uvide u terenski rad.
Moderno rešenje za dobro poznat problem
Problemi planiranja nisu izazov modernih vremena, jer su postojali vekovima unazad. Ono što se promenilo danas su očekivanja kupaca u pogledu kvaliteta usluge i vremena završetka. Svi žele da urade što je moguće više u najkraćem vremenu, zadržavajući kvalitet rada i istovremeno očekuju brze usluge.
Odgovor na ovaj izazov su sistemi za upravljanje terenskim uslugama (FSM). Oni podržavaju planiranje i upravljanje terenskim radom. Zahvaljujući složenim algoritmima, mogu analizirati velike količine podataka iz različitih izvora i uzeti u obzir mnoge promenljive faktore prilikom planiranja optimalnih rasporeda.
Štaviše, uprkos promenljivim uslovima, algoritmi analiziraju podatke i određuju rute za samo nekoliko minuta. Niko ne bi bio u stanju da završi takav proces, posebno u kratkom vremenskom roku. Algoritmi FSM sistema omogućavaju vam da planirate i izvršavate stotine zadataka svakog dana i pružate usluge kao što je dostava istog dana. Zahvaljujući FSM sistemima, vreme koje je ranije bilo potrebno za planiranje može se posvetiti izvršavanju zadataka.
Kako poboljšati planiranje terenskog rada u vašoj kompaniji?
Želite li saznati više o planiranju terenskog rada korišćenjem alata za upravljanje terenskim uslugama? Kontaktirajte nas – kroz implementaciju FSM-a u kompanijama iz različitih industrija (kao što su transport ili maloprodaja) znamo koje rešenje može podržati vašu organizaciju.
